メール管理システム Synergy!HEAR

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機能一覧

メッセージ管理
メールアドレス発行 問い合わせ受付用のメールアドレスを3つまで発行できます。すでにお使いのドメインを持ち込むことも可能です。
（独自ドメインのご利用には別途オプション契約が必要です。）
メールBOX管理 メールBOXを3つまで作成することができ、複数の問い合わせ窓口を個別に管理できます。
フォルダ機能 メールBOX内にフォルダを作成し、メッセージを分類することができます。操作権限やアクセス権限をフォルダごとに設定できます。
案件管理 複数のやりとりが発生した問い合わせを、案件ごとにグループ化することができます。メッセージ一覧画面ではスレッド表示され、対応履歴を一目で把握することができます。また、スレッドの付け替えも自由に行うことができます。
メッセージ一覧 受信したメール、Webフォームからの問い合わせや、担当者が記録した対応履歴を案件ごとに一覧表示します。案件ごとにスレッド表示され、スレッドの開閉も自由です。
ステータス管理 問い合わせへの対応状況を、「未対応」「対応中」「保留」「対応済み」などのステータスによって管理します。未対応のメッセージだけを表示でき、対応漏れを防ぎます。
メッセージ検索 メッセージのステータスやフリーワードでの簡易検索と、メッセージの種類や検索範囲を指定できる詳細検索が可能です。
下書きフォルダ 入力中のメッセージを一時的に保存し、再編集できます。
ごみ箱 削除したメッセージはいったんごみ箱に移動します。誤って削除してしまった場合にはごみ箱から復元することができます。
承認機能 問い合わせへメールで返信する際、管理者によって承認を受けたメールのみを送信することができます。承認されなかったメールには管理者によるコメントが付けられます。
メッセージ一括処理 複数のメッセージを一括して別のフォルダへ移動したり、削除することができます。
問い合わせ対応
メール返信 受信したメール、Webフォームからの問い合わせに対してメールで返信します。元の文章を引用するかしないかを選択できます。
メール転送 登録されているメッセージを、任意のメールアドレスに転送できます。
対応履歴の登録 電話やFAXなど、別の経路からの問い合わせ内容や往訪履歴などを登録できます。
添付ファイル送受信 添付ファイル付きのメールを送受信できます。また、対応履歴にもファイルを添付して登録することができます。
テンプレート機能 定例化された本文や署名などをテンプレートとして登録しておき、メールや対応履歴を作成する際に呼び出すことができます。テンプレートは、担当者間で共用することも、個人用として利用することもできます。
自動振り分け機能 メールやWebフォームからの問い合わせ受信時、あらかじめ登録した振り分け条件に従って自動的にフォルダへ振り分けることができます。手動での実行も可能です。
アドレス帳機能 社内の連絡先など、よく使用するメールアドレスを登録しておき、メール作成時に呼び出すことができます。
顧客管理
顧客情報表示 問い合わせ内容とSynergy!BASICの顧客データベースを紐付けて、問い合わせ内容と合わせて顧客情報を確認したり、編集することができます。
顧客自動紐付け機能 メールやWebフォームからの問い合わせ受信時、メールアドレスやフォームに入力された情報から判定し、自動的にSynergy!BASICの顧客データと問い合わせ内容を紐付けることができます。
問い合わせ履歴表示 問い合わせ内容と合わせて、同じ顧客からの過去の問い合わせ履歴を一覧で確認することができます。
管理機能
メールBOX設定 メールBOX名や、問い合わせ窓口となるメールアドレスを設定できます。
権限設定 ユーザを権限ごとにグループ化し、グループごとの操作権限や承認権限、メールBOX・フォルダごとのアクセス権を設定できます。
問い合わせフォーム設置 問い合わせ受付用のWebフォームを自由に設計して設置することができます。1メールBOXにつき10個まで作成できます。
ジャーナル機能 問い合わせ受信時、任意のメールアドレスに通知メールを発行できます。また、問い合わせ件数の集計値を1日1回決まった時間にメールで通知することもできます。
データベース自動連携 問い合わせの受信や返信と同時に、Synergy!BASICの顧客データベースや履歴データベースへ、内容の一部を書き込むことができます。
集計レポート フォルダ別、担当者別に問い合わせ件数の件数や推移をレポートとして表示します。
メッセージ蓄積件数レポート Synergy!HEARに蓄積されているメッセージの総数を確認することができます。
エクスポート Synergy!HEARに蓄積されているメッセージをCSV形式で出力することができます。
オプション機能（別途ご契約が必要です）
CTI連携機能 コールセンターのCTIシステムと連動し、電話対応に特化した専用画面からお客様情報を検索して問い合わせを登録することができます。
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